Im Chat mit Tina Kupresak, Head Governance, Risk & Compliance und Dr. Dominik Mayr, Head Enterprise Services, finnova AG Bankware
Jlona: Liebe Tina und Dominik, herzliche Glückwünsche zum Launch des «FINNOVA KODEX» und danke, dass ihr euch die Zeit für einen kurzen Chat mit mir nehmt.
Was war der Auslöser für euch, eine neue Plattform mit allen euren Compliance Vorgaben einzuführen?
Tina: Aufgrund von Änderungen gesetzlicher oder regulatorischer Vorgaben müssen wir unsere Weisungen und Reglemente regelmässig überprüfen, anpassen oder gar ganz neu schreiben. Mit unserem «FINNOVA KODEX» möchten wir einen neuen Weg einschlagen. Unsere Mitarbeitenden sollen diese Vorgaben auch tatsächlich wahrnehmen, schnell und übersichtlich finden, lesen und verstehen können.
Dominik: Bei diesen Überarbeitungen haben wir auch festgestellt, dass der Umfang der Regulierung und entsprechend auch unserer Vorgaben im Laufe der Jahre erheblich zugenommen hat. Eine Erkenntnis, zu der wohl jedes Unternehmen – egal welcher Grösse – kommen würde, wenn man sich das mit etwas Abstand anschauen würde.
Wenn wir also Compliance ernst nehmen – was wir tun – mussten wir dringendst einen Weg finden, unsere Verhaltensgrundsätze in einer übersichtlich strukturierten, konkreten, motivierenden und leicht konsumierbaren Form zu den Mitarbeitenden zu bringen.
Bei uns steht die schnelle und einfache Unterstützung in alltäglichen Situationen mehr im Vordergrund, als dauernd mit erhobenem Mahnfinger herum zu wedeln und dann doch nicht die dafür benötigten Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen. Aber das ist natürlich auch eine Frage der jeweiligen Unternehmenskultur und des Respekts gegenüber den Mitarbeitenden.
Jlona: Warum habt ihr euch dann für unseren Compliance Globus entschieden? Welche anderen Möglichkeiten und Lösungen habt ihr angeschaut?
Dominik: Compliance ist ein sehr vielfältiges Thema und es gibt sehr viele verschiedene Angebote, die Unternehmen dabei unterstützen, die regulatorischen Vorgaben einzuhalten. Wir wollten aber ein schlanke Lösung haben, welche unsere Mitarbeitenden in der täglichen Arbeit unterstützt und die mit der Veränderung des Umfelds und der Anforderungen wachsen kann.
Da wir diese Anforderungen bereits mit der Einführung eures Datenschutzglobus erfüllen konnten, das Feedback und die Akzeptanz unserer Mitarbeitenden super war und – natürlich auch wichtig – die Zusammenarbeit mit Legal by Design AG immer äusserst effizient und effektiv verlief, ist uns der Entscheid für den Compliance Globus eigentlich ziemlich leicht gefallen 😊.
Tina: Soweit es um die eigentliche Kommunikation der Inhalte geht, sind mir keine gleichwertigen Lösungen bekannt, die sicherstellen, dass unsere Weisungen, Hilfsmittel und Tools nicht in den Tiefen des Intranets verschwinden.
Hinzu kommt natürlich, dass auch Schulungen über unser LMS365 auf Basis des Compliance Globus problemlos möglich sind und wir uns damit viel Zeit und Geld sparen.
Aber das Tollste an all euren LegalMaps ist, dass sie nicht statisch sind und sich mit unseren Bedürfnissen und den Feedbacks der Mitarbeitenden weiterentwickeln können. Dank unserer Editierrechte können wir die inhaltlichen Themen schnell und unkompliziert selbst bearbeiten und anpassen. Das ist wichtig, damit wir die Plattform am Leben erhalten können und sie nicht einfach nur eine coole, einmalige Sache ist, die dann irgendwann wieder versandet.
Jlona: Dann sprechen wir doch gleich noch kurz über den Scope. Ihr habt euch ja entschieden, den Compliance Globus weiter zu fassen, als die üblichen Legalthemen mit Antikorruption/Interessenkonflikte, Informationsschutz, Wettbewerbsrecht und ähnlichem. Deshalb habt ihr ihn auch «FINNOVA KODEX» genannt. Was hat euch zu diesem Ansatz bewegt?
Dominik: Wir wollen die Mitarbeitenden im Alltag und in möglichst vielen Entscheidungssituationen unterstützen. Der Begriff Compliance ist leider in den meisten Unternehmen negativ aufgeladen, wird meist mit Verboten in Verbindung gebracht und greift etwas zu kurz. Natürlich müssen wir die gesetzlichen Vorgaben erfüllen und das ist auch der Kern unserer Lösung, es gibt aber noch sehr viel mehr «weichere» Leitlinien, die wir bei unserem Denken und Handeln berücksichtigen wollen wie z.B. die ESG Ziele, die wir uns gegeben haben. Auch hier wollen wir die Mitarbeitenden dabei unterstützen, «das Richtige zu tun».
Tina: Ja genau. Das Thema Compliance beinhaltet nicht nur «meine» Weisungen, sondern hat viele Facetten wie HR (Diversity), Security (BCM, Krisenstab), Kommunikation etc. Wir wollen, dass unsere Mitarbeitenden alle unsere Governance Themen auf einer Seite überblicken, ihre Fragen in das richtige Themenfeld einordnen und sich gezielt in die relevanten Inhalte vertiefen können.
Jlona: Es ist zwar noch etwas früh, um Bilanz zu ziehen. Aber ich habe gehört, ihr könnt doch schon etwas über den Erfolg eures «FINNOVA KODEX» erzählen?
Tina: Ja tatsächlich 😉. Bereits am 1. Tag nach dem Launch habe ich eine «Vorfall-Meldung» einer Mitarbeiter:in erhalten, über die ich mich sehr gefreut habe: «…gemäss unseres Verhaltens-Kodex, von dem ich heute erfahren habe». Dazu muss man wissen: Die entsprechende Vorgabe wurde bereits im Arbeitsvertrag unterzeichnet, war ausserdem jahrelang Bestandteil einer Weisung, aber wurde offenbar erst jetzt, dank unserer neuen Plattform zum FINNOVA KODEX auch tatsächlich erkannt. Glücklicherweise nichts Tragisches, aber es hat mir gezeigt, dass bei uns nicht die Compliance Kultur ein Problem ist – wie bei vielen anderen Unternehmen – sondern lediglich das Wissen. Das zu vermitteln ist zwar herausfordernd, aber offensichtlich lösbar.
Dominik: Ein anderer guter Indikator für den Erfolg unseres FINNOVA KODEX sind natürlich auch die Besucherzahlen der neuen Plattform. Innerhalb von nur 72 Stunden seit Announcement im Intranet hatten wir 212 Besucher mit einer durchschnittlichen Verweildauer von 7.5 Minuten, lediglich 14% abgesprungene Besuchende, durchschnittlich 13.5 und maximal 110 Aktionen pro Besuch und 297 Seitenansichten. Angesichts von insgesamt 500 Mitarbeitenden bei finnova AG Bankware sind das beeindruckende Kennzahlen. Ich glaube kaum, dass sich die Mitarbeitenden im ganzen letzten Jahr so intensiv mit unseren Weisungen im Intranet beschäftigt haben 😉.
Jlona: Wow, herzliche Glückwünsche!
Dominik: Die Glückwünsche gebe ich gerne auch an dich zurück. Eure LegalMaps sind gut strukturiert und die vielfältigen und umfangreichen Themen sehr eingängig visuell und inhaltlich dargestellt. Sie bieten uns einen echten Mehrwert.
Tina: Ja, die LegalMaps sind tolle Produkte. Aber auch die Projektarbeit mit dir war hervorragend dank deiner Zuverlässigkeit und dem offenen und superkonstruktiven Austausch. Wir schätzen es sehr, dass Legal by Design AG im Sinne ihrer Kunden mitdenkt und nicht einfach nur Lösungen von der Stange bietet.
Ich freue mich bereits auf die nächsten zwei LegalMaps unserer HR Kolleg:innen, die offenbar auch schon bald ready sind für den Launch!
Jlona: Danke euch beiden vielmals für die Blumen und den Chat! Die Zusammenarbeit mit euch ist ein wahres Vergnügen 😊. Euch und euren Mitarbeitenden wünsche weiterhin viel Spass und Erfolg mit eurem «FINNOVA KODEX» !!
Und danke, dass wir mit unserem kurzen Launch-Video einen kleinen Einblick in euren „FINNOVA KODEX“ geben dürfen!
Launchvideo Finnova Kodex