Ein dokumentiertes Designkonzept für die Modularisierung von Vertragssystemen hilft nicht nur bei der ersten Umsetzung. Es sichert die Konsistenz über die Zeit und hilft, die Notwendigkeit für Anpassungen an aktuelle Entwicklungen schneller und einfacher zu erkennen.
Komplexität in Vertragssystemen
Einzelverträge, Rahmenverträge, Allgemeine Geschäftsbedingungen, Geheimhaltungserklärungen, Abnahmeprotokolle, Change Requests etc. bilden ein in sich geschlossenes Vertragssystem.
Die einzelnen Bestandteile haben unterschiedliche Zwecke, unterschiedliche Adressaten und verschiedene «Absender». Trotzdem bauen sie konzeptionell aufeinander auf, ergänzen sich und können im Zusammenspiel nur dann sinnvoll eingesetzt werden, wenn ihre Schnittstellen definiert sind.
Sind Vertragssysteme nicht optimal konzipiert, führen sie rasch zu einer hohen Komplexität in der Handhabung.
Individualisierung – Standardisierung – Modularisierung
Komplexität im Vertragsumfeld wird oft durch eine zu weitgehende Individualisierung, – produkt-, branchen-, kunden- oder lieferantenspezifisch, – oder eine zu weitgehende Standardisierung geschaffen.
Der Spagat zwischen Individualisierung und Standardisierung kann nur mit einer vorausschauenden, sorgfältig konzipierten Modularisierung gelöst werden.
Designkonzepte und -prinzipien in der Modularisierung
Die optimale Modularisierung von Vertragsstrukturen und Vertragselementen ist eine sehr anspruchsvolle Design Aufgabe. Sie hat die Anforderungen und Abhängigkeiten zu den Produkten, Prozessen, Kunden, Unternehmen und Rechtsvorgaben zu berücksichtigen und muss trotzdem einfach handhabbar sein. Regelmässig überholen neue Anforderungen und Entwicklungen die bestehenden Vertragsstrukturen und Vertragselemente. Mangels klarer Konzepte, der Anwendung von Designprinzipien und der benötigten Zeit schaffen wir adhoc Umgehungslösungen für Einzelfälle, wodurch Komplexität, Ineffizienz und Ineffektivität in der Handhabung steigen.
Ein klares Designkonzept und die Festlegung von Designprinzipien helfen dabei, neue Anforderungen und Entwicklungen für Einzelfälle in das Gesamtkonzept einzuordnen.
Vorteile einer konzeptionell gut durchdachten Modularisierung von Vertragssystemen:
- Komplexitätsreduktion
- Anpassbarkeit und Skalierbarkeit
- Konzeptionell passende Umsetzung bei abweichenden Einzelfällen
- Wiederverwendbarkeit
- Konsistenz auch bei Arbeitsteilung
Eine sinnvolle Vertragsmodularisierung ist aber auch die Voraussetzung dafür, dass Effizienzgewinne durch den Einsatz von LegalTech in der automatisierten Vertragserstellung realisiert werden können.
Nachhaltigkeit dank Dokumentation
Eine Dokumentation dient als Checkliste für die Behandlung von Standardfällen. Die festgelegten Grundsätze können aber auch auf abweichende Anforderungen und Entwicklungen in Einzelfällen angewendet werden. Damit erkennen die Anwender, in welchen Fällen und warum das Designkonzept oder die angewendeten Designprinzipien nicht mehr den aktuellen Entwicklungen genügen und gegebenenfalls überarbeitet werden müssen.
Ein klares und vor allem dokumentiertes Designkonzept für die Modularisierung von Vertragssystemen hilft somit nicht nur in der erstmaligen Umsetzung, sondern ermöglicht auch die Konsistenzwahrung über die Zeit.